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信息化首先是一個管理問題,其次才是技術問題。研究與咨詢實踐表明:企業(yè)信息化的風險存在于項目建設的整個過程中,如項目動機偏離、系統規(guī)劃不當、系統選購失誤、系統實施控制不力、系統移交不順會導致風險,人員教育培訓、管理變革、系統運行改進等方面也存在風險。
風險何在動機不明導致風險
企業(yè)進行信息化建設的目的不明確將導致系統實施后不能發(fā)揮應有作用。信息化動機是企業(yè)信息化建設的指南針,正確的動機不一定能帶來預期結果,但錯誤的動機卻肯定不能帶來預期結果。
規(guī)劃不周帶來風險
有些企業(yè)在信息化建設中僅僅做一個粗略的規(guī)劃或者干脆沒有規(guī)劃就引入軟件廠商來上系統,在系統建設上傾向于大而全、功能完整、一步到位的方案,這些都為企業(yè)信息化埋下了風險的種子。
系統選購不當導致風險
如今各種軟件、硬件產品日益豐富,系統實施商、軟件提供商和系統集成商為數眾多,不同應用平臺和開發(fā)工具,不同的硬件集成,將決定企業(yè)信息化未來的效益、維護成本和轉移成本。一旦用戶的系統和設備選型不當,將限制企業(yè)的長遠發(fā)展。
系統實施控制不力引發(fā)風險
信息系統實施需要甲乙雙方良好的合作,但是在實施過程中,由于實施方和用戶知識背景的差異,在最大化自身利益思想的驅動下,可能導致項目實施控制不力,尤其是項目質量難以保證,而導致最終系統不能發(fā)揮預期作用,常常會引發(fā)實施風險。
管理變革推進不適引發(fā)風險
信息化建設要從管理變革開始,這必然觸及企業(yè)的核心,其風險性是必然的。所以說不進行管理變革存在信息化效益的風險,進行管理變革引發(fā)企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的風險。
系統移交不順產生風險
信息系統實施完成后將移交給企業(yè)用戶。在移交過程中,實施方需要就系統使用、管理、維護等方面對用戶進行培訓和知識轉移,進行文檔交接、提供技術支持等。這些服務視用戶的信息化應用水平不同而程度不同,若服務不夠,將導致將來系統使用、維護困難的風險。
組織不力的風險
企業(yè)信息化建設涉及的范圍廣、知識綜合性強、部門多,是一個全員參與的項目。除了涵蓋企業(yè)內部職能部門外,信息化建設往往涉及供應商、客戶、分銷機構等。另外,信息化項目實施需要運用多學科的知識和方法。因此信息化項目組織的難度非常大,項目的組織風險凸顯。
信息化風險管理應從組織、規(guī)劃和實施控制3個方面著手。
一.建立切實能推進信息化的組織
為使信息系統能切實發(fā)揮作用,企業(yè)自身應該建立相應的信息化組織,參與信息化的全過程。這支隊伍應該由企業(yè)的高層領導掛帥,以信息服務專職人員為主,業(yè)務部門代表參與的人員結構組成。這樣可以有效降低信息化風險。
二.專業(yè)咨詢機構協助進行信息化規(guī)劃
信息化建設的經驗表明,大多數應用不理想的信息化項目都沒有進行科學的規(guī)劃。規(guī)劃缺失對信息化帶來的風險是毀滅性的,所以進行信息化規(guī)劃是完全必要的。相對于企業(yè)和系統實施商、軟件商來說處于中立的地位,能夠根據企業(yè)的實際情況及企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標,做出科學合理的規(guī)劃。
三.監(jiān)理機構承擔系統的實施控制
以往的信息化系統實施依賴企業(yè)用戶(甲方)對實施方的監(jiān)督控制和實施方的自覺自律來保證上述3大目標。但是由于甲乙雙方天生的利益沖突性,這種方式很難保證系統實施目標實現,尤其是質量難以控制。這就需要專業(yè)的信息系統工程監(jiān)理來承擔這個任務。信息化監(jiān)理機構作為中立第3方向甲乙雙方負責,保障雙方的利益。
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