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實(shí)施ERP過(guò)程中制度的建立

 

      ERP項(xiàng)目管理最終體現(xiàn)在制度及文字記錄上，正所謂沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，而規(guī)矩的建立也有賴于文字的記錄 。下面是有關(guān)會(huì)議制度、培訓(xùn)制度、操作制度及問(wèn)題反饋制度等建議。

1.  會(huì)議制度
       ERP實(shí)施會(huì)議是實(shí)施過(guò)程中必不可少的一部分，通過(guò)ERP的實(shí)施會(huì)議可以輔助控制整個(gè)ERP實(shí)施的進(jìn)度，協(xié)調(diào)相關(guān)人員，討論和解決實(shí)施過(guò)程中遇到的問(wèn)題但會(huì)議也不可過(guò)多過(guò)泛，錯(cuò)誤的時(shí)間錯(cuò)誤地討論了錯(cuò)誤的內(nèi)容或許會(huì)適得其反。那么會(huì)議制度應(yīng)該包括哪些內(nèi)容呢？

1.1.  會(huì)議的組織制度
1.1.1.  即規(guī)定：什么時(shí)間在什么地開什么會(huì)議由哪些人參加ERP的會(huì)議其實(shí)主要包括兩種，一種是固定的問(wèn)題討論總結(jié)或匯報(bào)會(huì)議，另一類是臨時(shí)性專為解決某一問(wèn)題而設(shè)的會(huì)議。
1.1.2.  對(duì)于前者，然應(yīng)該對(duì)會(huì)議的議程做出一定的規(guī)范。常見的這類會(huì)議包括：周/月/季的ERP實(shí)施總結(jié)會(huì)議不同的時(shí)間需要不同的人參與，對(duì)于部門主管經(jīng)理每周應(yīng)參加一到兩次相關(guān)議題的協(xié)調(diào)會(huì)議，而對(duì)工廠高級(jí)管理人員，每?jī)芍芤淮蔚目偨Y(jié)最好能親自出席ERP的實(shí)施。ERP被稱之為一把手工程，但一把手也不一定有太多的時(shí)間顧及到，如何有效的利用一把手的時(shí)間是個(gè)問(wèn)題。所以會(huì)議也不是多多益善，過(guò)于密集的會(huì)議只會(huì)讓人厭煩。同時(shí)請(qǐng)注意：會(huì)議必須減少不必要的參加人員，以節(jié)約時(shí)間成本。

1.2.  會(huì)議的文件組織
      召開會(huì)議也就必須涉及到三種文檔的編寫：會(huì)議通知、會(huì)議記錄以及由會(huì)議討論內(nèi)容所形成的正規(guī)程序文件。切記：任何會(huì)議都需要有相關(guān)文檔支持，否則就是空談 。

1.3.  會(huì)議通知
      會(huì)議通知應(yīng)包括如下內(nèi)容：什么人何時(shí)參加哪類會(huì)議，會(huì)議主題是什么，主題的簡(jiǎn)單介紹讓用戶做到有備而來(lái)，同時(shí)會(huì)議通知也應(yīng)考慮到該知會(huì)哪些領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)議的議程有所了解，并安排相關(guān)人員出席。

 
1.4.  會(huì)議記錄
      常被忽略的一項(xiàng)會(huì)議記錄內(nèi)容就是簽到。我們參加會(huì)議常遇到的問(wèn)題就是遲到，八鐘開會(huì)九鐘到，十鐘開始做報(bào)告 ，可因?yàn)橐粋€(gè)人的問(wèn)題而耽誤大家的時(shí)間，是不合理的。會(huì)議簽到是有效防止這類問(wèn)題的方法之一。會(huì)議中討論了什么內(nèi)容、如何對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析規(guī)劃的、做出了哪些結(jié)論這些內(nèi)容都應(yīng)該一一說(shuō)明。

1.5.  會(huì)議內(nèi)容的執(zhí)行制度
      會(huì)議內(nèi)容的執(zhí)行也是會(huì)議的重要組成部分，會(huì)開了卻沒(méi)有效果，這樣的會(huì)議還會(huì)有誰(shuí)參加？ 除了會(huì)議記錄以外，會(huì)議的內(nèi)容也要形成正規(guī)的操作指引來(lái)指導(dǎo)用戶進(jìn)行工作同時(shí)還應(yīng)在后續(xù)的會(huì)議中不斷總結(jié)和糾正執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題，使之達(dá)到預(yù)定的目的。和操作手冊(cè)不同的是，會(huì)議記錄的操作指引是針對(duì)某個(gè)特定的問(wèn)題，他規(guī)定了該問(wèn)題的解決方法、參與人員、完成時(shí)間以及需要達(dá)到的效果，該文檔也常與會(huì)議記錄合并為一個(gè)文檔。

2.  培訓(xùn)制度
      對(duì)于整個(gè)實(shí)施的過(guò)程來(lái)說(shuō)ERP的實(shí)施培訓(xùn)也是必不可少的，培訓(xùn)的內(nèi)容包括規(guī)章制度的宣導(dǎo)、ERP理念的宣導(dǎo)一直到ERP操作的指導(dǎo)培訓(xùn)，可以說(shuō)培訓(xùn)貫穿ERP實(shí)施的整個(gè)過(guò)程。什么時(shí)間什么人員應(yīng)該參加哪類培訓(xùn)，這也是在實(shí)施初期需要給以規(guī)定的，系統(tǒng)的培訓(xùn)可以加快整個(gè)實(shí)施的過(guò)程，有效的培訓(xùn)是ERP實(shí)施成功的主要因素之一。
培訓(xùn)也就會(huì)涉及到培訓(xùn)的文檔，可以將培訓(xùn)資料分為以下五部分：
2.1.1.  培訓(xùn)計(jì)劃實(shí)施前便需要從全局考慮的問(wèn)題，該如何培訓(xùn)，如何達(dá)到最佳的效果，需要通過(guò)哪些步驟，每培訓(xùn)的目的是什么？
2.1.2.  培訓(xùn)教材（文字性的說(shuō)明） 說(shuō)明文件主要講解培訓(xùn)中遇到的概念性的問(wèn)題，比如什么叫ERP、MRP、庫(kù)存管制等等，簡(jiǎn)潔的文字描述能讓用戶有一個(gè)初步的了解培訓(xùn)教材中也應(yīng)該包括圖型化的流程說(shuō)明（即流程圖） ，簡(jiǎn)要介紹整個(gè)操作過(guò)程和步驟。
2.1.3.  培訓(xùn)教材（演示文件） 可以用Powerpoint制作演示文件，圖形生動(dòng)，加上說(shuō)明，才能吸引用戶的注意力 。
2.1.4.  培訓(xùn)教材（操作演示）屏幕錄像軟件是個(gè)極好的工具，對(duì)于大部分簡(jiǎn)單的操作我們可以把整個(gè)操作過(guò)程分步驟的錄下來(lái)，用戶到了某個(gè)步驟不清楚下一步該如何進(jìn)行時(shí)便可以通過(guò)該軟件查看----這類教材尤其適合與實(shí)施初期的操作指導(dǎo)培訓(xùn) 。有條件的用戶可以制作這樣的培訓(xùn)教材。
2.1.5.  培訓(xùn)記錄。培訓(xùn)記錄包括培訓(xùn)的人員、老師、培訓(xùn)的內(nèi)容（包括教材資料），

 

3.  實(shí)施操作制度(文檔制度)
      這里所說(shuō)的實(shí)施操作制度是指指導(dǎo)系統(tǒng)操作的文件，不同的公司有不同的問(wèn)題反饋解決方法，這就需要您在實(shí)際的工作中予以思考并制定相應(yīng)的制度。
規(guī)章制度的提前制定也有利于對(duì)ERP系統(tǒng)的考核。歸納一下，至少應(yīng)該包括如下幾個(gè)部分：

3.1.  文件總綱
3.1.1.  規(guī)定系統(tǒng)應(yīng)該包括哪些文檔，以及文檔的內(nèi)容和作用
3.2.  系統(tǒng)角色、職權(quán)、職責(zé)設(shè)定文檔
這類文檔主要包括：
3.2.1.  系統(tǒng)授權(quán)手冊(cè)：說(shuō)明哪些人需要授權(quán)、授予什么權(quán)利、作用是什么、由誰(shuí)批準(zhǔn)、由誰(shuí)執(zhí)行該操作等。
3.2.2.  系統(tǒng)信息需求手冊(cè)：用戶需要哪些報(bào)表或需要增加哪些功能時(shí)需要填寫哪些文件，文件中同時(shí)應(yīng)解釋報(bào)表的格式和作用實(shí)際的操作過(guò)程中，用戶的需求也是不斷變化的，該文件也可以促使用戶思考要求的合理性。
3.2.3.  故障報(bào)告手冊(cè)：該手冊(cè)中需要記錄發(fā)問(wèn)題時(shí)應(yīng)該如何報(bào)告、對(duì)已報(bào)告問(wèn)題的記錄、問(wèn)題登記/解決的時(shí)間方法以及導(dǎo)致該問(wèn)題的原因、預(yù)防措施等。
3.2.4.  用戶支持手冊(cè)、用戶的培訓(xùn)記錄 。

3.3.  系統(tǒng)完整性安全性設(shè)定文檔
       該部分文件主要介紹系統(tǒng)的日常維護(hù)和備份制度，它包括：
3.3.1.  系統(tǒng)日常維護(hù)手冊(cè)何時(shí)檢查系統(tǒng)日志、何時(shí)檢查ERP系統(tǒng)狀況（數(shù)據(jù)流量、數(shù)據(jù)庫(kù)大小、磁盤空間等）。
3.3.2.  系統(tǒng)備份手冊(cè)系統(tǒng)備份包括哪些層次，何時(shí)進(jìn)行哪一層次的系統(tǒng)備份，如何備份，如何恢復(fù)等同時(shí)該文件也給日后的系統(tǒng)升級(jí)及故障恢復(fù)做了鋪墊。
3.3.3.  系統(tǒng)安裝設(shè)定手冊(cè)。系統(tǒng)的安裝包括兩部分：服務(wù)器端的安裝和客戶端的安裝服務(wù)器端的安裝。主要是為了防止萬(wàn)一系統(tǒng)崩潰時(shí)如何從原安裝盤恢復(fù)，從原盤的安裝恢復(fù)與備份恢復(fù)略有不同，而客戶端的安裝則可以屬于日常維護(hù)的一部分。
3.3.4.  系統(tǒng)故障處理手冊(cè)。發(fā)生系統(tǒng)故障時(shí)應(yīng)該如何處理，對(duì)于每次的系統(tǒng)故障應(yīng)給予記錄。大型的ERP系統(tǒng)系統(tǒng)故障處理手冊(cè)應(yīng)按ERP系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)三大部分進(jìn)行分類，而硬件系統(tǒng)更應(yīng)該注明硬件維護(hù)/維修/保障服務(wù)公司的聯(lián)絡(luò)方法。

3.4.  系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程
       主要指系統(tǒng)的操作手冊(cè)，嚴(yán)格意義上講操作手冊(cè)包括兩大部分：
3.4.1.  部門級(jí)的操作手冊(cè)該手冊(cè)由各部門自行編寫，主要是結(jié)合本部門的實(shí)際操作進(jìn)行編寫。
3.4.2.  全局性的操作手冊(cè)該手冊(cè)按系統(tǒng)功能模塊進(jìn)行編寫，同一個(gè)系統(tǒng)功能模塊的操作可能會(huì)涉及到不同的部門，該文檔必須從全局的角度出發(fā)，規(guī)定各部門應(yīng)該如何相互配合。該文件還需要指出交接的程序和表單包括哪些，這是整個(gè)文檔中最重要的部分，由項(xiàng)目小組統(tǒng)一編寫。

3.5.  資料的修正程序
      這里把資料的修正程序單獨(dú)列出的原因在于錯(cuò)誤的資料對(duì)ERP系統(tǒng)的影響往往及其巨大，比如說(shuō)系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置錯(cuò)誤甚至能導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，而資料與資料間往往相互關(guān)聯(lián)，牽一發(fā)而動(dòng)全身。對(duì)于資料的修正，一般由ERP系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)，但對(duì)資料的修正必須經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的簽字確認(rèn)。該程序包括三大部分：
3.5.1.  系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定的修改該部分主要是指導(dǎo)ERP系統(tǒng)維護(hù)人員對(duì)ERP系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置的修訂，對(duì)這部分參數(shù)的修訂影響到的不僅僅是幾個(gè)資料，設(shè)置錯(cuò)誤的參數(shù)或錯(cuò)誤的步驟有可能會(huì)影響整個(gè)系統(tǒng)。對(duì)系統(tǒng)參數(shù)的修改前，需要對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行資料備份。
3.5.2.  模塊參數(shù)的修改該部分內(nèi)容同樣由ERP系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)，如對(duì)制造模塊的工廠控制或分銷模塊中的采購(gòu)控制功能的調(diào)整。對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行流程重組等模塊參數(shù)的修改不同于系統(tǒng)參數(shù)的修改，文檔中應(yīng)指明修改后對(duì)用戶操作的影響有哪些，操作上應(yīng)如何調(diào)整，完成參數(shù)調(diào)整后還需要對(duì)哪些文檔的操作進(jìn)行修正等。
3.5.3.  基礎(chǔ)資料的修正基礎(chǔ)資料是指影響到其它模塊/程序運(yùn)作的資料，如料件資料、倉(cāng)庫(kù)資料、工藝流程資料等等。以料件資料為例，需要修改料件的庫(kù)存單位時(shí)影響到的就不僅僅是維護(hù)料件中的庫(kù)存單位，而且包括庫(kù)存數(shù)據(jù)庫(kù)存單位為公斤時(shí)，庫(kù)存資料100表示100公斤，如果將庫(kù)存單位更改為克時(shí)，庫(kù)存資料應(yīng)該相應(yīng)的乘以1000。 一般應(yīng)避免這種與全局有關(guān)的資料修改。
3.5.4.  對(duì)于維護(hù)ERP資料進(jìn)行業(yè)務(wù)流程相關(guān)操作時(shí)出的錯(cuò)誤，如收錯(cuò)P/O、開錯(cuò)生訂單等，該錯(cuò)誤不影響到其它系統(tǒng)運(yùn)作時(shí)，可以將錯(cuò)誤的修正流程在部門級(jí)的操作手冊(cè)中予以說(shuō)明。

 

4.  問(wèn)題的反饋制度
      問(wèn)題的反饋也是ERP實(shí)施過(guò)程中常遇到的問(wèn)題，用戶往往在發(fā)了問(wèn)題以后便停留在那不予處理和反映，或者自己嘗試解決，但用戶的權(quán)限或能力往往不能達(dá)到要求，這樣只能使問(wèn)題越來(lái)越大不同的公司有不同的問(wèn)題反饋解決方法，這就需要您在實(shí)際的工作中予以思考，并制定相應(yīng)的制度。實(shí)際的操作中還有一種比較特殊的問(wèn)題反饋，即軟件或?qū)嵤┑膯?wèn)題向軟件供貨商的反饋，這類問(wèn)題的反饋和解決程序也屬于考查供貨商的一部分，實(shí)施了ERP系統(tǒng)以后也應(yīng)規(guī)范管理ERP系統(tǒng)人員對(duì)ERP系統(tǒng)問(wèn)題的反饋，不能因故延誤。

 

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