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“工欲善其事,必先利其器”。通過 ERP系統(tǒng) 的實施,一方面,可以固化企業(yè)內(nèi)部控制制度與流程,為企業(yè)帶來巨大的管理提升和經(jīng)濟效益;另一方面,我們也要充分認識到浙江ERP系統(tǒng)自身所帶來的風(fēng)險。針對這些風(fēng)險,研究和制定ERP環(huán)境下企業(yè)的內(nèi)部控制策略,是商業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理中重要的一環(huán)。實施ERP系統(tǒng)后,企業(yè)所遇到的業(yè)務(wù)風(fēng)險一般來自4個方面:業(yè)務(wù)流程、應(yīng)用架構(gòu)、數(shù)據(jù)質(zhì)量和技術(shù)架構(gòu)。其中,業(yè)務(wù)流程的轉(zhuǎn)變對企業(yè)內(nèi)部控制的影響最大,對企業(yè)內(nèi)部管理和財務(wù)方面的監(jiān)控提出了新的要求,這方面的風(fēng)險特征相比過去發(fā)生了根本性的變化。例如,在ERP系統(tǒng)中,通過對手工流程的機器處理,審批處理自動化等,進一步增強了完成各種業(yè)務(wù)流程的效率。但是,在新的業(yè)務(wù)執(zhí)行環(huán)境中,這些審批處理自動化方法將改變企業(yè)內(nèi)部原有的一些風(fēng)險特征,這時相應(yīng)的內(nèi)部控制體系就需要重新評估和設(shè)計。這樣一來,一方面導(dǎo)致企業(yè)所處的內(nèi)部風(fēng)險環(huán)境發(fā)生了變化,過去手工狀態(tài)下的控制風(fēng)險,由于ERP系統(tǒng)的引入而變得更加復(fù)雜;另一方面,ERP系統(tǒng)的實施需要對原有的業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化和設(shè)計,改變了企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。值得注意的是,在ERP系統(tǒng)實施過程中,某些二次開發(fā)工作會削弱系統(tǒng)中已經(jīng)設(shè)置好的控制,從而產(chǎn)生新的風(fēng)險,這時必須用手工控制來彌補。
由于不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式可能完全不同,為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳遞,就需要進行一系列的轉(zhuǎn)換。這就要求針對不同的技術(shù)平臺和特點開發(fā)不同的接口,這些接口會產(chǎn)生新的控制方面的問題和風(fēng)險。另一方面,許多企業(yè)在實施了ERP系統(tǒng)后,陷入了用戶訪問方面的問題。比如,如果訪問權(quán)限開放給不應(yīng)該擁有訪問權(quán)限的個人或團體,它將極大地提高數(shù)據(jù)遭到破壞的風(fēng)險。缺乏對這類用戶權(quán)限的有效控制,會降低那些敏感交易的安全性。所以,用戶訪問對敏感交易的訪問需要通過有效地控制,例如責(zé)權(quán)分離的原則加以限制。很少有企業(yè)用一個系統(tǒng)將企業(yè)所有的數(shù)據(jù)和流程都管理起來。所以,ERP系統(tǒng)和其他系統(tǒng)之間的接口是實現(xiàn)不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)互聯(lián)互通的必需。如ERP系統(tǒng)與物業(yè)管理軟件的聯(lián)接、與物業(yè)管理財務(wù)收費的聯(lián)接、與租售軟件的聯(lián)接、與電氣抄表系統(tǒng)的聯(lián)接等等。這些位于不同系統(tǒng)之間的接口是一個重要的風(fēng)險區(qū)域。
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